Universiteit Twente (UT) – Beter kandidaten beoordelen

Het betere beoordelen: zo gaat dat nu bij de UT

Een Applicant Tracking System kan het leven voor een populaire werkgever een stuk makkelijker maken. Neem de Universiteit Twente. Voor sommige functies krijgen ze letterlijk honderden aanmeldingen! Wel zo fijn als die zorgvuldig, overzichtelijk en snel beoordeeld kunnen worden. Maar het ATS dat ze eerst hadden, bleek onvolkomen. En het nieuwe systeem dat ze kozen, voldeed niet aan de verwachtingen. Gelukkig kon Gladior helpen om de software naar een hoger plan te tillen.

Universiteit Twente (UT) – Beter kandidaten beoordelen

De wittebroodsweken voorbij

Het was liefde op het eerste gezicht tussen de Universiteit Twente en AFAS, vertelt Arno Holterman, hoofd van de HR Services binnen de UT. Toen de universiteit toe was aan een nieuw bedrijfsvoeringssysteem, moest dat via een Europese aanbesteding gekozen worden. “De software van AFAS stak er met kop en schouders bovenuit.” De implementatie betekende de vervanging van 25 losse maatwerk-applicaties voor één geïntegreerde oplossing.

Maar er zaten daarbij wel een paar dingen tegen. In de eerste plaats kwamen er, zoals dat vaker gaat met liefdes, na de wittebroodsweken wel wat imperfecties aan het licht. Bovendien brak er ineens corona uit en mocht niemand meer bij elkaar zitten, bepaald geen ideale start voor zo’n grote implementatie. En het ATS dat ze op dat moment nog gebruikten, bleek een enorm datalek te hebben.

“Toen hebben we ervoor gekozen om ook het ATS bij AFAS onder te brengen, ook al wisten we toen al dat zij niet alles konden bieden wat we nodig hadden. Maar we wilden niet wéér aan een nieuw systeem beginnen. We waren een beetje implementatiemoe”, aldus Rens Brinkman, coördinator van het functioneel beheer van AFAS.

Bovendien was er een oplossing voor alle problemen waar ze met AFAS tegenaan liepen. Namelijk: Gladior.

Autorisatie van het hoogste niveau

Menno Tammens en Wessel Hampsink, beiden developers bij Gladior, stonden wel even te kijken van de hotlist met te tackelen problemen van de UT. Wessel: “Het was al snel duidelijk dat het een uitdagend project zou gaan worden. Leuk dus!” Voor wat betreft het ATS waren er een aantal specifieke wensen waar de standaard van AFAS niet aan voldeed.

Een universiteit kent zijn eigen dynamiek en organisatiestructuur. Zo lag er voorheen een groot deel van de verantwoordelijkheid in het sollicitatieproces bij de secretaresses. “Handig om leidinggevenden werk uit handen te nemen, maar niet volgens mandaatregeling van de Universiteit en daar wilde het College van Bestuur wel graag aan vasthouden”, zegt Rens.

En dus ging Menno aan de slag met de specifieke invulling van alle autorisaties. “Wie mag wat inzien en wie moet waarover beslissen? Bovendien moest iedereen universiteitsbreed wel in hetzelfde systeem werken en ook overal op dezelfde manier, terwijl faculteiten niet van elkaar mogen inzien wie er solliciteert en hoe die sollicitatie is uitgepakt.”

Nog een wens: mensen van buiten de universiteit toevoegen aan de sollicitatiecommissie. Arno: “Dat is gebruikelijk in deze wereld, dat bijvoorbeeld een wetenschapper uit een ander land of van een andere universiteit mee beoordeelt wie een nieuwe PhD-positie gaat invullen. Ook daar heeft Menno gelukkig een oplossing voor gevonden.”

In klankbordgroepen werd steeds getest wat de eisen en wensen precies waren en of de oplossingen die Gladior bedacht daar ook echt aan voldeden. Zo ontstond er steeds een scherper beeld van wat nodig was.

De klik met Gladior was er meteen. Het is geen klant-leverancier-verhouding, maar echt een partnership. Ze zijn reëel in wat ze voor ons kunnen betekenen en doen geen beloften die ze niet kunnen nakomen.

Arno Holterman

Hoofd van de HR Service

Van omslachtig naar gestroomlijnd

Misschien wel de grootste uitdaging was het handig inrichten van de beoordelingen. Want dat ging er tot dan toe behoorlijk omslachtig aan toe, vertelt Arno. “Dat kon eigenlijk alleen schriftelijk. Als je dan 200 sollicitanten hebt en vijf commissieleden die bij iedere sollicitatie een opmerking plaatsen, is het onbegonnen werk om een goede selectie te maken.” “Iedereen ging bestanden downloaden uit het systeem en die kopiëren, rondsturen, uitprinten, in Excel-lijstjes bijhouden. Heel onoverzichtelijk en tijdrovend”, vult Rens aan.

De wens: een systeem waarin je in een oogopslag kunt zien hoe een kandidaat scoort op verschillende competenties. Daar wist het team van Gladior wel raad mee. Wessel: “We zijn uitgekomen op een kaartendeck waar je gemakkelijk doorheen kunt swipen. Bij iedere kandidaat zie je kort wat informatie: de naam en de reacties van de andere commissieleden. Dan kun je direct doorklikken naar het cv en andere documenten en kun je je eigen beoordeling achterlaten. Dat geeft direct een beeld van wie afvalt, wie een twijfelgeval is en wie sowieso op gesprek mag komen.”

Tijd voor nog een rondje testen. Arno: “Gladior heeft een eerste ruwe versie gemaakt, waarin een deel van onze hotlist al verwerkt was. Die hebben we voorgelegd aan onze gebruikersorganisatie. Zij waren onder de indruk, maar hadden ook een paar punten die nog beter konden. Daar is Gladior weer mee aan de slag gegaan. Omdat we een aantal valse starts hadden gehad, wilden we het dit keer echt heel zorgvuldig aanpakken en veel draagvlak creëren. En met resultaat.”

Een droomopdracht

Een heel fijne manier van werken, vindt Wessel. “Het mooiste aan dit project was dat er zowel aan onze kant als bij de UT heel veel verschillende afdelingen en disciplines betrokken waren. Uiteindelijk konden we voor ieder probleem een oplossing vinden, omdat er zoveel mensen meedachten.”

De komende tijd wordt de software nog doorgemeten en gefinetuned. En misschien ook wel uitgebreid. Arno: “Feitelijk is dit nog geen volledig ATS, meer een recruitment systeem. Wij hebben niet alle functionaliteiten van een volwaardig ATS nodig. Ook in die zin levert Gladior maatwerk. We gaan nu wel kijken of we beter in kaart kunnen krijgen hoe onze kandidaten ons vinden en op welke manier zij hebben gesolliciteerd. Dat is waardevolle informatie voor onze recruiters.”

Daarnaast zal Gladior de lay-out van de hele InSite van de UT aanpakken. Rens: “Dat was er nog niet van gekomen en daar valt echt wat in te verbeteren. Ze gaan echt de gebruikservaring voor onze medewerkers verbeteren.” Al met al is de samenwerking met de UT een droomopdracht voor Gladior. Menno: “Ze hebben een duidelijke visie en zelf ook heel veel kennis in huis. En de vraag is lekker complex, daar houden we van.”