De Meerwaarde

Een intuïtief en aantrekkelijk intranet

Een overzichtelijk, intuïtief en aantrekkelijk intranet: dat maakt het leven van een docent makkelijker. En dus klopte middelbare school De Meerwaarde uit Barneveld aan bij Gladior. Samen kwamen ze tot een pracht resultaat: een gestroomlijnde site waar medewerkers alle systemen en up-to-date informatie bij elkaar vinden die ze nodig hebben om hun werk goed en snel te kunnen doen. Dat Gladior ook nog een superfris design kon leveren, was de kers op de taart.

Het benutten van kansen

Voor de kennismaking ging het team van Gladior eerst eens bij De Meerwaarde kijken. “Het is een school voor kinderen die beter leren in de praktijk”, vertelt Harro Hildering, die er werkt als applicatiebeheerder. “We hebben hier van alles, van een autowerkplaats tot een kinderboerderij. Dat ze vanuit Gladior kwamen kijken en echt interesse hadden in wat we doen en waar we voor staan, was heel fijn.” Het intranet bestond op dat moment nog uit twee afzonderlijke portalen. Eén waar medewerkers terecht konden voor nieuwsberichten en beleidsstukken en de ander waar ze hun administratieve taken konden bijhouden. “Maar dat nodigde niet echt uit, het was puur functioneel en dus bleven er ook vaak taken openstaan.” “De Meerwaarde kwam bij ons met de wens om die twee portalen samen te voegen tot één intranet, waar medewerkers alles bij elkaar kunnen vinden wat ze nodig hebben”, vertelt Steffanie, die vanuit Gladior het project begeleidde. “Het moest zowel voor de beheerders als de gebruikers een logische workflow krijgen en natuurlijk een mooi design dat past bij de school.”

Het creëren van een nieuw digitaal landschap

Maar hoe krijg je zoveel uiteenlopende informatie op een heldere manier bij elkaar? Steffanie: “Dat was een kwestie van uitpluizen, structureren en ordenen. We hebben eerst heel goed met elkaar doorgenomen: waar is nu precies behoefte aan? Daar gingen meerdere gesprekken overheen. Uiteindelijk zijn we gekomen tot een structuur die draait om welke informatie bij welke rol past. Dus gaat het om jou en je werk als docent, roostermaker of secretaresse? Gaat het over je team, de leerlingen met wie je werkt, of de school als geheel? Dat is leidend geworden bij de opbouw.”

Dan was er nog de vraag of wel echt álle informatie een plek moest krijgen. “Daarvoor zijn we natuurlijk de data ingedoken, om te zien welke pagina’s het meest bezocht worden. Zo konden we inzichtelijk maken waar de gebruikers nu echt behoefte aan hadden. Pagina’s die maar een paar keer per jaar werden bezocht, hebben we nu niet meegenomen. Als de school die toch een plek wil geven, is de structuur zo dat ze dat makkelijk zelf kunnen inbouwen.”

Bovendien bleek veel informatie verouderd. Kon er niet automatisch een signaaltje komen als iets geüpdatet moest worden, vroeg Harro zich af. Dat kon zeker, vertelt Naomi, die samen met Steffanie het project begeleidde: “Maar daarvoor moesten we wel alles stroomlijnen in webpagina’s. Dus geen allegaartje aan PDF’s, Word-documenten en JPG’s, maar alles in hetzelfde format.” Harro: “Nu krijgen beheerders drie maanden van tevoren een melding: je moet binnenkort iets met deze informatie, dus kijk daar nu alvast even naar. Heel handig!”

Wat in deze fase goed werkte, vertelt Harro, was dat Gladior hun plannen en ideeën heel beeldend presenteerden: “Zo konden wij van onze kant er direct op schieten en aanpassingen voorstellen. Dat scheelde een slok op een borrel in de bouwfase.”

Gladior koos voor ICT Specialist voor een get-platform-grow strategie: zoveel mogelijk klanten naar je platform krijgen, zorgen dat die daar op een goed, snel en intuïtief platform landen en hen daar tot meer en grotere aankopen verleiden. Kai-Arne: “Met get en platform waren ze op zich goed op weg, maar met grow deden ze nog weinig. Ze hebben bij ICT Specialist een fantastisch salesteam, maar het is ook handig om sommige aspecten te automatiseren.”

Samenwerking, creativiteit en flexibiliteit leiden tot succesvol intranetproject

“Mijn eerste project voor Gladior, ik viel meteen met mijn neus in de boter.” vertelt Steffanie. InSite van AFAS vormde de basis voor het nieuwe intranet. “Een fijn pakket om mee te werken. Er zitten een aantal beperkingen aan, maar die komen de functionaliteit ten goede. Bovendien vinden we het belangrijk dat klanten makkelijk zelf verder kunnen werken aan hun site en daar is het perfect voor.”

Dat betekende wel dat ze extra creatief moest zijn om het design naadloos bij De Meerwaarde aan te laten sluiten. “We wilden graag frisse kleuren en organische vormen gebruiken: speels, zonder dat het kinderachtig wordt. Met name die ronde vormen waren even puzzelen, maar het is gelukt en draagt bij aan de verwelkomende sfeer van de site.”

Harro was intussen druk met alles binnen de school afstemmen: werkten alle ideeën naar behoren, konden alle beheerders en gebruikers er goed mee overweg? Daarvoor moest er wel een testomgeving worden gecreëerd en dat bleek nog even een opgave. Harro: “Maar het idee dat ik daarvoor had, bleek te werken. Zo hielpen we elkaar.” Steffanie: “We hadden echt geluk met Harro, dat hij zo actief input is gaan ophalen bij alle afdelingen.”

Andersom prijst Harro Gladior voor hun flexibiliteit. “Intern werd een projectlid langdurig ziek. We hebben toen in overleg extra uren besteld bij Gladior. De developer, Michel, kon zo een aantal taken overnemen. Dat werkte heel lekker, ook omdat we samen konden sparren.”

Business Consultancy collega's in overleg

“Met het nieuwe intranet hebben we de administratie voor docenten en andere medewerkers echt soepeler gemaakt. Daarmee houden zij meer tijd over voor wat het belangrijkst is: hun leerlingen.”

Harro Hildering

Applicatiebeheerder De Meerwaarde

Succesvolle afronding met een frisse en gebruiksvriendelijke homepage

Tijd voor de laatste puntjes op de i. Op het laatst gaven testers aan dat ze de homepage toch nét iets anders ingedeeld wilden hebben. Steffanie: “We hadden de taken bovenaan staan en de knoppen naar bijvoorbeeld hun mailprogramma onderin. Dat vonden ze iets te veel scrollen. Geen probleem: we hebben de boel omgedraaid en bovenin een extra knop toegevoegd die naar de takenlijst linkt en waarop te zien is hoeveel openstaande taken er nog zijn.”

En toen was daar wat Naomi het ‘Steve Jobs-momentje’ noemt: de onthulling van het eindresultaat. Natuurlijk was er taart, en veel complimenten. Harro: “Iedereen vond het er vooral heel lekker fris uitzien. Fijn, want dat was een van de redenen dat we voor Gladior hadden gekozen. Over de gebruiksvriendelijkheid heb ik tot nu toe nog geen klachten gehad, dus volgens mij zit het daarmee ook wel goed.”

De week na de lancering gingen Steffanie en Michel nog even langs met wat lekkers, om het einde van het project te vieren. Harro: “Dat soort kleine gebaren doen ertoe. Het was een goede samenwerking!”